Regulamin sprzedaży biletów i uczestnictwa w konferencji

obowiązujący od dnia 8 września 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady zakupu biletów za pośrednictwem serwisu instrumentysoz.pl oraz zasady uczestnictwa w konferencji:

„Najważniejsze instrumenty zarządzania systemem opieki zdrowotnej – praktyka i strategiczne kierunki zmian w Polsce”

odbywającej się w dniu 6 listopada 2026 r. w Centrum Konferencyjnym ADN, Browary Warszawskie w Warszawie.

2. Sprzedawcą biletów jest:

lek. med. Krzysztof Łanda, prowadzący działalność gospodarczą
ul. Polna 30
05-080 Hornówek
NIP: 946-210-27-22
REGON: 120545057

zwany dalej „Sprzedawcą”.

3. Organizatorem konferencji jest:

FUNDACJA WATCH HEALTH CARE
ul. Twarda 18
00-105 Warszawa
NIP: 6772341098

zwana dalej „Organizatorem”.

4. Kontakt dotyczący zakupu biletów oraz organizacji konferencji:

kontakt@instrumentysoz.pl

5. Do dokonania zakupu nie jest wymagane utworzenie konta użytkownika.
6. Do korzystania z serwisu niezbędne jest urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa oraz aktywny adres poczty elektronicznej.
7. Osoba dokonująca zakupu zwana jest dalej „Kupującym”, natomiast osoba, dla której przeznaczony jest bilet – „Uczestnikiem”.
8. Kupujący może być jednocześnie Uczestnikiem konferencji.

§ 2. Rodzaje biletów i zakres świadczeń

1. Za pośrednictwem serwisu dostępne są w szczególności następujące rodzaje biletów:

a) Bilet Konferencja,
b) Bilet Student.

2. Aktualna cena biletu jest każdorazowo prezentowana na stronie internetowej przed złożeniem zamówienia.
3. Ceny podawane są w złotych polskich i są cenami brutto.
4. Sprzedawca może prowadzić czasowe akcje promocyjne, w szczególności sprzedaż biletów w formule Early Bird, udostępniać rabaty albo zmieniać ceny biletów w kolejnych etapach sprzedaży.
5. Zmiana ceny po dokonaniu zakupu nie wpływa na cenę zamówienia już złożonego przez Kupującego.
6. O ile przy danym bilecie nie wskazano inaczej, cena biletu obejmuje:
   • udział Uczestnika w konferencji,
   • możliwość uczestnictwa w sesjach i panelach objętych programem,
   • dostęp do nagrań z paneli odbywających się w obu salach konferencyjnych,
   • catering i lunch konferencyjny,
   • udział w części networkingowej,
   • jeden egzemplarz książki „Vademecum Ministra Zdrowia”, przekazywany Uczestnikowi podczas rejestracji na miejscu konferencji.
7. Informacja o rynkowej wartości książki „Vademecum Ministra Zdrowia” prezentowana w materiałach dotyczących wydarzenia ma charakter informacyjny i nie oznacza możliwości wymiany książki na jej równowartość pieniężną.
8. Jeżeli Uczestnik nie odbierze książki podczas konferencji, jej późniejsze wydanie lub wysłanie wymaga indywidualnego uzgodnienia z Organizatorem i nie jest standardowym elementem realizacji biletu.

§ 3. Bilet studencki

1. Bilet Student przeznaczony jest wyłącznie dla osób, które w dniu konferencji:

a) posiadają status studenta oraz
b) nie ukończyły 26. roku życia.

2. Podczas składania zamówienia Kupujący zobowiązany jest potwierdzić spełnienie przez Uczestnika warunków uprawniających do skorzystania z biletu studenckiego.
3. Organizator może zweryfikować uprawnienie do biletu studenckiego podczas rejestracji na konferencję.
4. Uczestnik korzystający z biletu studenckiego powinien posiadać przy sobie ważny dokument potwierdzający status studenta oraz dokument umożliwiający potwierdzenie wieku, jeżeli będzie to konieczne.
5. Organizator nie wymaga wcześniejszego przesyłania skanu legitymacji studenckiej.
6. W przypadku braku możliwości potwierdzenia uprawnienia do biletu studenckiego Organizator może uzależnić udział w konferencji od dopłaty różnicy pomiędzy ceną biletu studenckiego a obowiązującą ceną biletu standardowego.

§ 4. Składanie zamówień

1. Zamówienia można składać za pośrednictwem serwisu przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, z wyjątkiem przerw technicznych.
2. W celu złożenia zamówienia Kupujący:

a) wybiera rodzaj biletu,
b) wskazuje liczbę biletów,
c) dodaje bilety do koszyka,
d) podaje dane Kupującego i dane niezbędne do realizacji zamówienia,
e) podaje dane Uczestników przypisanych do zakupionych biletów,
f) podaje dane do faktury, jeżeli chce otrzymać fakturę,
g) wybiera dostępny sposób płatności,
h) zapoznaje się z Regulaminem i akceptuje go,
i) składa zamówienie za pomocą przycisku jednoznacznie informującego o obowiązku zapłaty.

3. Kupujący może kupić w ramach jednego zamówienia więcej niż jeden bilet.
4. Jedno zamówienie może obejmować bilety przeznaczone dla różnych Uczestników.
5. Kupujący jest zobowiązany do podania prawdziwych, aktualnych i kompletnych danych.
6. Kupujący podający dane innych Uczestników powinien posiadać podstawę do przekazania tych danych Organizatorowi oraz poinformować te osoby o zasadach przetwarzania ich danych.
7. Po złożeniu zamówienia Kupujący otrzymuje na wskazany adres e-mail potwierdzenie przyjęcia zamówienia.
8. Umowa zostaje zawarta po przyjęciu zamówienia przez Sprzedawcę i przekazaniu Kupującemu potwierdzenia drogą elektroniczną.

§ 5. Płatności

1. Na dzień wejścia w życie niniejszego Regulaminu podstawową formą płatności jest tradycyjny przelew bankowy.
2. Dane rachunku bankowego oraz informacje niezbędne do dokonania przelewu są prezentowane podczas składania zamówienia lub przesyłane Kupującemu w wiadomości potwierdzającej zamówienie.
3. Płatność dokonywana jest w złotych polskich.
4. Kupujący powinien podać w tytule przelewu dane umożliwiające przypisanie płatności do odpowiedniego zamówienia, w szczególności numer zamówienia.
5. Zamówienie może pozostawać niepotwierdzone jako opłacone do czasu zaksięgowania należności na rachunku Sprzedawcy.
6. W przypadku braku płatności Sprzedawca może skontaktować się z Kupującym w celu wyjaśnienia statusu zamówienia.
7. Sprzedawca może w przyszłości udostępnić dodatkowe formy płatności elektronicznych.
8. Dostępne formy płatności są każdorazowo prezentowane podczas składania zamówienia.

§ 6. Faktury

1. Kupujący może otrzymać fakturę dokumentującą zakup zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. W celu otrzymania faktury Kupujący powinien podać prawidłowe dane niezbędne do jej wystawienia.
3. W przypadku zakupu dokonywanego na rzecz przedsiębiorcy lub innego podmiotu Kupujący zobowiązany jest w szczególności do podania prawidłowej nazwy podmiotu, adresu oraz numeru NIP, jeżeli jest wymagany.
4. Faktura może zostać przekazana Kupującemu w formie elektronicznej na wskazany adres e-mail.
5. Dane Uczestnika konferencji nie muszą być tożsame z danymi podmiotu, na który wystawiana jest faktura.

§ 7. Rezygnacja z udziału i prawo odstąpienia

1. Konferencja jest wydarzeniem organizowanym w konkretnie określonym terminie – 6 listopada 2026 r.
2. W związku z charakterem świadczenia, zgodnie z przepisami dotyczącymi umów związanych z wydarzeniami odbywającymi się w oznaczonym dniu, Konsumentowi nie przysługuje ustawowe 14-dniowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość.
3. Oznacza to, że sam fakt dokonania zakupu biletu przez Internet nie daje prawa do bezwarunkowego zwrotu biletu w terminie 14 dni. Wyłączenie takie przewiduje art. 38 ustawy o prawach konsumenta w odniesieniu do określonych usług związanych z wydarzeniami odbywającymi się w oznaczonym dniu lub okresie. UOKiK – Prawa konsumenta
4. Zakupione bilety co do zasady nie podlegają zwrotowi z powodu rezygnacji Uczestnika z udziału w konferencji.
5. Organizator umożliwia jednak bezpłatną zmianę osoby przypisanej do biletu.
6. Zmiany Uczestnika można dokonać do dnia 3 listopada 2026 r. włącznie.
7. W celu zmiany Uczestnika Kupujący powinien skontaktować się z Organizatorem pod adresem:

kontakt@instrumentysoz.pl

i podać co najmniej numer zamówienia oraz dane dotychczasowego i nowego Uczestnika.

8. Zmiana Uczestnika korzystającego z biletu studenckiego jest możliwa wyłącznie na inną osobę spełniającą warunki korzystania z biletu studenckiego.
9. Niestawienie się Uczestnika na konferencji nie stanowi podstawy do zwrotu ceny biletu.

§ 8. Odwołanie lub zmiana terminu konferencji

1. W przypadku odwołania konferencji przez Organizatora Kupującemu przysługuje zwrot 100% zapłaconej ceny biletu.
2. Zwrot zostanie dokonany na rachunek, z którego dokonano płatności, albo w inny sposób uzgodniony z Kupującym.
3. Jeżeli Organizator zmieni termin konferencji, Kupujący może:

a) zaakceptować udział w wydarzeniu w nowym terminie albo
b) zrezygnować i otrzymać zwrot zapłaconej ceny biletu.

4. Organizator poinformuje Kupujących o odwołaniu konferencji lub zmianie jej terminu za pomocą danych kontaktowych podanych podczas składania zamówienia.
5. Zmiany niewpływające zasadniczo na charakter wydarzenia, w szczególności:
   • zmiana kolejności paneli,
   • zmiana godzin poszczególnych punktów programu,
   • zmiana moderatora,
   • zmiana lub nieobecność pojedynczego prelegenta,
   • zmiana przypisania sesji do sal,
   • inne bieżące zmiany organizacyjne,

nie są traktowane jako odwołanie ani zmiana terminu konferencji i nie stanowią samodzielnej podstawy do zwrotu ceny biletu.

6. Organizator może dokonywać zmian programu, jeżeli jest to uzasadnione względami organizacyjnymi, dostępnością prelegentów lub innymi okolicznościami związanymi z prawidłową realizacją wydarzenia.

§ 9. Rejestracja i udział w konferencji

1. Udział w konferencji przysługuje osobie wskazanej jako Uczestnik danego biletu.
2. Organizator może podczas rejestracji poprosić Uczestnika o podanie imienia i nazwiska lub okazanie dokumentu pozwalającego potwierdzić jego tożsamość, jeżeli jest to konieczne do prawidłowej weryfikacji rejestracji.
3. W przypadku biletu studenckiego Organizator może dodatkowo zweryfikować spełnienie warunków określonych w § 3.
4. Podczas rejestracji każdy Uczestnik uprawniony do otrzymania książki otrzyma jeden egzemplarz „Vademecum Ministra Zdrowia”.
5. Bilet przeznaczony jest dla jednej osoby i nie może być równocześnie wykorzystywany przez kilka osób.
6. Uczestnik zobowiązany jest przestrzegać zasad obowiązujących na terenie obiektu, w którym odbywa się konferencja, oraz stosować się do uzasadnionych poleceń Organizatora i obsługi obiektu związanych z bezpieczeństwem i organizacją wydarzenia.
7. Organizator może odmówić udziału osobie zachowującej się w sposób stwarzający zagrożenie dla innych osób, zakłócającej przebieg wydarzenia lub rażąco naruszającej zasady obowiązujące na terenie konferencji.

§ 10. Nagrania z konferencji

1. Zakup biletu obejmuje dostęp do nagrań z paneli konferencyjnych odbywających się w obu salach, zgodnie z informacją przedstawioną przy sprzedaży biletu.
2. Nagrania zostaną udostępnione po konferencji w terminie wynikającym z ich przygotowania technicznego i montażu.
3. Sposób przekazania dostępu do nagrań zostanie przesłany na adres e-mail Uczestnika lub Kupującego.
4. Dostęp do nagrań przeznaczony jest dla Uczestnika objętego zakupionym biletem, chyba że Organizator wyraźnie określi inne zasady.
5. Nagrania oraz inne materiały konferencyjne mogą podlegać ochronie prawnoautorskiej.
6. Zabronione jest ich nieuprawnione publiczne udostępnianie, rozpowszechnianie, odsprzedaż lub wykorzystywanie w sposób naruszający prawa Organizatora, prelegentów lub innych uprawnionych podmiotów.

§ 11. Reklamacje

Kupujący lub Uczestnik może zgłosić reklamację dotyczącą realizacji zamówienia lub świadczeń związanych z konferencją.

Reklamacje przyjmuje i rozpatruje Sprzedawca.

Reklamację można przesłać drogą elektroniczną na adres:
kontakt@instrumentysoz.pl

W celu usprawnienia rozpatrzenia reklamacji zaleca się podanie:

• imienia i nazwiska,
• numeru zamówienia, jeżeli reklamacja dotyczy zakupu,
• opisu problemu,
• żądania osoby składającej reklamację,
• danych umożliwiających kontakt.

Brak którejkolwiek z powyższych informacji nie wyłącza możliwości rozpatrzenia reklamacji, jeżeli na podstawie przekazanych informacji możliwe jest ustalenie jej przedmiotu.

Sprzedawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i poinformuje osobę składającą reklamację o sposobie jej rozpatrzenia.

§ 12. Przedsiębiorcy

1. Bilety mogą być kupowane zarówno przez konsumentów, jak i przedsiębiorców, instytucje oraz inne podmioty.
2. Przedsiębiorca zobowiązany jest do podania prawidłowych danych niezbędnych do udokumentowania transakcji.
3. Postanowienia Regulaminu odnoszące się do konsumenta stosuje się również do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, jeżeli z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego – w zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy.

§ 13. Dane osobowe

1. Dane osobowe Kupujących i Uczestników są przetwarzane w szczególności w celu:
   • zawarcia i realizacji umowy,
   • obsługi zamówienia,
   • obsługi płatności,
   • rejestracji Uczestników,
   • organizacji konferencji,
   • przekazywania informacji dotyczących wydarzenia,
   • udostępnienia świadczeń związanych z biletem,
   • wystawiania dokumentów księgowych,
   • obsługi reklamacji,
   • realizacji obowiązków prawnych.
2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych określa Polityka prywatności serwisu instrumentysoz.pl.
3. Kupujący podający dane innych Uczestników jest zobowiązany do przekazania im informacji o przetwarzaniu danych, w szczególności poprzez udostępnienie Polityki prywatności.

§ 14. Wizerunek i dokumentacja wydarzenia

1. Konferencja może być rejestrowana w formie nagrań audio i wideo w celu przygotowania materiałów z paneli konferencyjnych.
2. Podstawowym przedmiotem nagrań są prelegenci, moderatorzy oraz osoby występujące w ramach programu konferencji.
3. W związku z charakterem wydarzenia Uczestnik może znaleźć się w materiale jako element szerszego ujęcia sali, publiczności lub przestrzeni konferencji.
4. Podczas konferencji mogą być wykonywane fotografie dokumentujące przebieg wydarzenia.
5. Szczegółowe zasady dotyczące wykorzystywania wizerunku Uczestników wynikają z obowiązujących przepisów oraz informacji przekazywanych przez Organizatora.

§ 15. Własność intelektualna

1. Treści udostępniane w serwisie oraz podczas konferencji, w tym materiały graficzne, teksty, prezentacje, nagrania, publikacje i inne materiały, mogą podlegać ochronie prawnej.
2. Zakup biletu nie powoduje przeniesienia na Kupującego ani Uczestnika praw autorskich do tych materiałów.
3. Uczestnik może korzystać z udostępnionych materiałów na własny użytek w zakresie wynikającym z charakteru danego świadczenia i obowiązujących przepisów.
4. Zabronione jest nieuprawnione kopiowanie, odsprzedaż, publiczne udostępnianie lub rozpowszechnianie chronionych materiałów.

§ 16. Pozasądowe sposoby rozpatrywania sporów

1. Konsument może korzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń na zasadach określonych przez obowiązujące przepisy.
2. Informacje o dostępnych sposobach pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich dostępne są między innymi na stronach Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
3. Skorzystanie z pozasądowego sposobu rozwiązywania sporu jest dobrowolne i nie wyłącza możliwości dochodzenia roszczeń przed właściwym sądem.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. Regulamin jest dostępny nieodpłatnie na stronie instrumentysoz.pl w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie.
2. Do umów zawieranych za pośrednictwem serwisu stosuje się prawo polskie.
3. Sprzedawca lub Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku:
   • zmiany przepisów prawa,
   • zmiany metod płatności,
   • zmiany sposobu organizacji konferencji,
   • zmiany funkcjonalności serwisu,
   • wdrożenia nowych usług związanych z wydarzeniem.
4. Do zamówienia stosuje się Regulamin obowiązujący w chwili jego złożenia.
5. Zmiana Regulaminu nie wpływa na prawa nabyte ani na umowy zawarte przed wejściem zmiany w życie.
6. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta.
7. Regulamin wchodzi w życie z dniem 8 września 2026 r.