obowiązuje od 8 września 2026 r.
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu instrumentysoz.pl, w szczególności osób kupujących bilety na konferencję „Najważniejsze instrumenty zarządzania systemem opieki zdrowotnej – praktyka i strategiczne kierunki zmian w Polsce”, uczestników konferencji, osób kontaktujących się z Organizatorem oraz osób korzystających z formularzy dostępnych w serwisie.
1. Administrator danych
Administratorami danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem serwisu, sprzedażą biletów oraz organizacją konferencji są:
lek. med. Krzysztof Łanda, prowadzący działalność gospodarczą
ul. Polna 30
05-080 Hornówek
NIP: 946-210-27-22
REGON: 120545057
oraz
FUNDACJA WATCH HEALTH CARE
ul. Twarda 18
00-105 Warszawa
NIP: 6772341098
Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz organizacją wydarzenia:
Administrator odpowiada w szczególności za przetwarzanie danych związanych z:
- zakupem biletów,
- rejestracją uczestników,
- realizacją płatności,
- wystawianiem dokumentów księgowych,
- obsługą zapytań,
- organizacją i obsługą konferencji,
- rozpatrywaniem reklamacji oraz innych zgłoszeń związanych z zakupem i udziałem w wydarzeniu.
2. Jakie dane przetwarzamy?
W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko kupującego,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- adres rozliczeniowy,
- nazwę firmy lub instytucji,
- NIP oraz inne dane niezbędne do wystawienia faktury,
- dane dotyczące złożonego zamówienia,
- informacje dotyczące rodzaju i liczby zakupionych biletów,
- dane uczestników przypisanych do poszczególnych biletów,
- imię i nazwisko uczestnika,
- adres e-mail uczestnika,
- nazwę firmy lub instytucji uczestnika, jeżeli zostanie podana,
- informację o spełnieniu warunków uprawniających do skorzystania z biletu studenckiego,
- informacje dotyczące płatności i statusu zamówienia,
- informacje związane z reklamacjami, rezygnacjami i korespondencją,
- adres IP urządzenia,
- podstawowe dane techniczne dotyczące urządzenia i przeglądarki,
- informacje zapisywane w plikach cookies.
Podanie danych wymaganych podczas składania zamówienia jest dobrowolne, jednak jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy oraz umożliwienia udziału w konferencji.
Założenie konta użytkownika nie jest wymagane do zakupu biletu.
3. Kupujący a uczestnik konferencji
Osoba dokonująca zakupu nie musi być jednocześnie uczestnikiem konferencji.
Jedno zamówienie może obejmować kilka biletów przeznaczonych dla różnych uczestników.
W takim przypadku kupujący podaje dane osób, dla których nabywane są poszczególne bilety.
Dla każdego uczestnika mogą być wymagane w szczególności:
- imię,
- nazwisko,
- adres e-mail,
- opcjonalnie nazwa firmy lub instytucji.
Kupujący powinien przekazać uczestnikom informacje o przetwarzaniu ich danych przez Organizatora, w szczególności wskazać im niniejszą Politykę prywatności.
Dane uczestników wykorzystywane są wyłącznie w zakresie koniecznym do organizacji konferencji, obsługi rejestracji, komunikacji dotyczącej wydarzenia oraz realizacji świadczeń objętych zakupionym biletem.
4. Zakup biletów
Dane podane podczas składania zamówienia są przetwarzane w celu:
- przyjęcia zamówienia,
- zawarcia i wykonania umowy,
- przypisania biletów do uczestników,
- rejestracji uczestników konferencji,
- przyjęcia i rozliczenia płatności,
- kontaktu dotyczącego zamówienia,
- przekazania informacji organizacyjnych dotyczących konferencji,
- wystawienia dokumentów księgowych,
- obsługi reklamacji, rezygnacji i innych zgłoszeń,
- realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
- ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.
Podstawą przetwarzania danych jest odpowiednio:
- konieczność wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby przed jej zawarciem,
- realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
- prawnie uzasadniony interes Administratora, w szczególności związany z organizacją wydarzenia, obsługą uczestników oraz ochroną i dochodzeniem roszczeń.
5. Bilety studenckie
W przypadku zakupu biletu studenckiego Administrator przetwarza informację o tym, że uczestnik deklaruje spełnienie warunków uprawniających do skorzystania z biletu studenckiego.
Warunkiem skorzystania z biletu studenckiego jest posiadanie statusu studenta oraz nieukończenie 26. roku życia zgodnie z warunkami określonymi przy sprzedaży biletu.
Podczas składania zamówienia uczestnik lub kupujący może zostać poproszony o złożenie odpowiedniego oświadczenia.
Serwis nie wymaga przesyłania skanu ani numeru legitymacji studenckiej.
Organizator może poprosić uczestnika o okazanie dokumentu potwierdzającego uprawnienie do biletu studenckiego podczas rejestracji na miejscu wydarzenia.
Dokument jest w takim przypadku wykorzystywany wyłącznie w celu weryfikacji uprawnienia i jego kopia nie jest przechowywana przez Organizatora, chyba że szczególne okoliczności lub przepisy prawa stanowią inaczej.
6. Płatności
Na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki płatność za bilety możliwa jest za pomocą tradycyjnego przelewu bankowego na rachunek wskazany przez Organizatora podczas składania zamówienia oraz w potwierdzeniu zamówienia.
Dane dotyczące płatności są przetwarzane w zakresie niezbędnym do:
- identyfikacji wpłaty,
- przypisania jej do właściwego zamówienia,
- potwierdzenia opłacenia biletu,
- prowadzenia dokumentacji księgowej.
Administrator może w przyszłości udostępnić dodatkowe metody płatności elektronicznych.
Jeżeli płatności będą realizowane za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności, odpowiednie informacje dotyczące operatora i zasad przetwarzania przez niego danych zostaną dodane do niniejszej Polityki prywatności.
7. Faktury i dokumentacja księgowa
Jeżeli kupujący poda dane niezbędne do wystawienia faktury, będą one przetwarzane w zakresie niezbędnym do wystawienia dokumentu oraz realizacji obowiązków podatkowych i księgowych.
W szczególności mogą być przetwarzane:
- imię i nazwisko lub nazwa firmy,
- adres,
- NIP,
- dane dotyczące zakupionych usług,
- informacje związane z płatnością.
Dane zawarte w dokumentacji księgowej są przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa.
Dane do faktury dotyczą kupującego lub podmiotu dokonującego zakupu i są niezależne od danych uczestników przypisanych do poszczególnych biletów.
8. Komunikacja z uczestnikami
Administrator może kontaktować się z kupującymi oraz uczestnikami w zakresie bezpośrednio związanym z zakupem biletu lub organizacją konferencji.
Komunikacja może obejmować w szczególności:
- potwierdzenie rejestracji,
- informacje dotyczące płatności,
- informacje dotyczące zmian organizacyjnych,
- informacje dotyczące programu wydarzenia,
- informacje dotyczące miejsca, godzin i zasad uczestnictwa,
- materiały lub informacje związane ze świadczeniami objętymi biletem,
- informacje o dostępie do nagrań z konferencji.
Wiadomości niezbędne do realizacji zamówienia i organizacji udziału w wydarzeniu nie są newsletterem ani niezależną komunikacją marketingową.
9. Formularz kontaktowy i kontakt e-mail
Dane przekazane za pośrednictwem formularza kontaktowego lub bezpośrednio w wiadomości e-mail są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji dotyczącej sprawy, z którą użytkownik się kontaktuje.
Zakres przetwarzanych danych zależy od informacji dobrowolnie przekazanych przez użytkownika.
Prosimy o nieprzekazywanie danych, które nie są konieczne do obsługi danej sprawy.
Dane związane z korespondencją mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz – jeżeli jest to uzasadnione – do czasu przedawnienia związanych z nią roszczeń.
10. Nagrania i dokumentacja konferencji
Sesje konferencji mogą być rejestrowane w formie nagrań audio i wideo, w szczególności w celu udostępnienia uczestnikom nagrań paneli objętych zakupionym biletem.
Podstawowym przedmiotem rejestracji są wystąpienia prelegentów, moderatorów i uczestników paneli.
W związku z charakterem wydarzenia w materiałach mogą również incydentalnie znaleźć się uczestnicy konferencji, w szczególności jako element szerszego ujęcia sali, publiczności lub przestrzeni wydarzenia.
Podczas konferencji mogą być również wykonywane zdjęcia lub materiały dokumentujące wydarzenie.
Szczegółowe informacje dotyczące zasad utrwalania i wykorzystywania wizerunku uczestników powinny być przekazane uczestnikom przed wydarzeniem lub w miejscu jego organizacji, jeżeli takie materiały będą wykonywane.
Uwaga praktyczna: ten ostatni akapit zostawiłbym tylko wtedy, jeśli rzeczywiście planujecie fotografować konferencję / publikować zdjęcia. Same nagrania paneli na pewno zostawiamy.
11. Hosting i techniczna obsługa strony
Serwis jest utrzymywany na infrastrukturze hostingowej LH.pl.
W związku z funkcjonowaniem strony dane techniczne, dane znajdujące się w bazie serwisu oraz informacje dotyczące zamówień i uczestników mogą być przechowywane na serwerach dostawcy hostingu.
Dostęp do danych może posiadać również podmiot świadczący na rzecz Administratora usługi technicznego utrzymania i administracji serwisem, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług.
Podmioty posiadające dostęp do danych w ramach świadczenia usług na rzecz Administratora są zobowiązane do odpowiedniego zabezpieczenia danych oraz ich przetwarzania zgodnie z obowiązującymi przepisami i zawartymi umowami.
12. Odbiorcy danych
W związku z funkcjonowaniem serwisu, sprzedażą biletów i organizacją konferencji dane mogą być przekazywane podmiotom, których udział jest niezbędny do realizacji tych celów, w szczególności:
- dostawcy hostingu,
- podmiotom świadczącym obsługę techniczną serwisu,
- podmiotom świadczącym usługi księgowe,
- podmiotom świadczącym usługi prawne lub informatyczne,
- podmiotom uczestniczącym w technicznej i organizacyjnej obsłudze konferencji, jeżeli dostęp do określonych danych jest niezbędny do realizacji ich zadań,
- przyszłym operatorom płatności – jeżeli elektroniczne metody płatności zostaną uruchomione,
- organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Dane osobowe nie są sprzedawane osobom trzecim.
13. Jak długo przechowujemy dane?
Okres przechowywania danych zależy od celu i podstawy ich przetwarzania.
Dane związane z zamówieniami oraz udziałem w konferencji przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji umowy, organizacji wydarzenia i wykonania świadczeń objętych biletem, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów podatkowych i księgowych oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dane związane z korespondencją przechowywane są przez okres potrzebny do obsługi sprawy oraz ewentualnego zabezpieczenia roszczeń.
Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej wycofania lub ustania celu, dla którego zostały zebrane.
Dane techniczne i informacje zapisane w plikach cookies przechowywane są przez okres wynikający z rodzaju danego pliku cookie albo do czasu ich usunięcia.
14. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane są przetwarzane, w przypadkach przewidzianych przez przepisy przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- otrzymania kopii danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda.
W celu skorzystania z przysługujących praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem:
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
15. Pliki cookies
Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie niezbędne do jego prawidłowego działania.
Cookies są niewielkimi plikami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.
Serwis może wykorzystywać cookies w szczególności w celu:
- zapewnienia prawidłowego działania strony,
- działania koszyka,
- zapamiętania zawartości koszyka,
- przeprowadzenia procesu składania zamówienia,
- zapewnienia bezpieczeństwa serwisu,
- zapamiętania ustawień użytkownika,
- obsługi formularzy,
- zapamiętania wybranych ustawień dotyczących zgód.
Cookies niezbędne do funkcjonowania serwisu i procesu zakupu mogą być wykorzystywane bez odrębnej zgody użytkownika w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy.
Narzędzia i cookies, które zgodnie z przepisami wymagają zgody użytkownika, powinny być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu.
16. Zarządzanie plikami cookies
Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki oraz – jeżeli serwis udostępnia taki mechanizm – za pomocą narzędzia zarządzania zgodami dostępnego na stronie.
Ograniczenie lub wyłączenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie serwisu, w szczególności koszyka, procesu składania zamówienia lub innych funkcji wymagających zachowania sesji użytkownika.
Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić swoje decyzje dotyczące cookies niewymaganych do prawidłowego działania serwisu za pomocą dostępnego mechanizmu zarządzania zgodami.
17. Narzędzia analityczne i reklamowe
Jeżeli serwis korzysta z narzędzi analitycznych, marketingowych lub podobnych technologii, które zgodnie z obowiązującymi przepisami wymagają zgody użytkownika, narzędzia te są uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody.
Szczegółowa informacja o wykorzystywanych narzędziach oraz podmiotach dostarczających te technologie może być prezentowana w mechanizmie zarządzania zgodami na cookies.
Jeżeli obecnie instrumentysoz.pl rzeczywiście nie ma Google Analytics, Meta Pixel itd., możemy zamiast powyższego zostawić mocniejsze zdanie jak na Vademecum: „Na dzień wejścia w życie Polityki serwis nie korzysta…”
18. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie przetwarzanych danych osobowych przed ich utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.
Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to konieczne do realizacji powierzonych zadań.
Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS.
19. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:
- zmiany sposobu funkcjonowania serwisu,
- wdrożenia nowych metod płatności,
- wdrożenia nowych usług lub narzędzi,
- zmiany sposobu organizacji konferencji,
- zmiany podmiotów uczestniczących w obsłudze serwisu lub wydarzenia,
- zmiany obowiązujących przepisów prawa.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie instrumentysoz.pl.
Data ostatniej aktualizacji: 8 września 2026 r.